Personuppgiftsansvarig
Factoringgruppen AB med organisationsnummer 556481–1833, adress Lyckans väg 2B, 412 56 Göteborg och telefonnummer 031-719 99 20 ansvarar för de person-uppgifter som behandlas om dig. Factoringgruppen AB är därför personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter.
Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskydds-lagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Factoringgruppen har vidtagit säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst och olaglig behandling samt har interna riktlinjer och rutiner för att säkerställa att vi följer aktuell lagstiftning. Medarbetarna hos Factoringgruppen genomgår regelbunden utbildning för att kunna hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt och i enlighet med gällande regelverk. Vi har även utsett ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi följer gällande regler och har ett högt dataskydd.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en person genom uppgifter som exempelvis: namn, adress, telefon-nummer, personnummer, IP-adress eller flera faktorer som är specifika för en fysisk persons psykiska, genetiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. De kategorier av personuppgifter som Factoringgruppen kan komma att behandla i verksamheten är bland annat:
- Grundläggande identitetsuppgifter såsom namn, personnummer, kopia på ID handlingar.
- Kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress.
- Uppgifter om anställning och näringsengagemang.
- Ekonomiska uppgifter såsom inkomst- och skuld-uppgifter samt tillgångar.
Factoringgruppen bedriver en verksamhet som omfattas av regelverket för penningtvätt och finansiering av terrorism som kräver en långtgående skyldighet att säkerställa identiteten hos våra kunder. Vi behandlar därför ofta personnummer och ID-handlingar för att säkerställa våra kunders identitet.
När behandlar vi personuppgifter?
I kund- eller avtalsförhållande. Vi behandlar dina personuppgifter i samband med att avtal ingås, för att kunna tillhandahålla dig våra tjänster. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är administration av kundförhållandet. Vi inhämtar personuppgifter om dig från externa parter som till exempel kreditupplysningsföretag, informationsleverantörer och myndigheter. Kreditinformation är nödvändig för att vi ska kunna administrera kundrelationen och vi kan därför komma att göra en kreditupplysning på dig från ett kreditupplysningsföretag. Grunden för behandling av personuppgifter är att fullborda kundavtal eller att vidta åtgärder på din begäran innan avtalet ingås. Kredit-upplysningen vi tar regleras i lagen om kreditupplysning och du får en kopia på upplysningen när vi gjort den.
I samband med fakturaköp eller kravåtgärder
I samband med köp av en faktura eller kravåtgärder behöver vi inhämta information om personen som ska betala fakturan (fakturamottagaren). Om fakturamottagaren är ett bolag kan vi komma att inhämta information om personen som företräder och/eller är kontaktperson för bolaget. Primärt hämtas information om bolaget, men vi kan även komma att inhämta personuppgifter om bolagsföreträdaren för att till exempel säkerställa vem det är som har legal rätt att företräda bolaget. Personuppgiftsinsamling om fakturamottagaren kommer i första hand från fakturan som överlåtits till oss, via kontakt med fakturamottagaren eller vår kund och/eller i samband med att fakturan administreras. Vi inhämtar även personuppgifter om fakturamottagaren från externa parter såsom från kreditupplysningsföretag eller informations-leverantörer.
Vid inkassouppdrag där vi agerar inkassoombud kan uppgifter om fakturan även lämnas av vår uppdragsgivare. Det är vi som är personuppgiftsansvariga när dessa uppgifter lämnas till oss och vi kan även komma att inhämta en kreditupplysning på fakturamottagaren om denne är en fysisk person. Grunden för att behandla personuppgifter i detta fall är vårt berättigade intresse att bedöma en fakturagäldenärs betalningsförmåga, jämte det allmänna intresset av inkassoåtgärder.
Vid marknadsföring
När vi behandlar personuppgifter för direktmarknadsföring kan vi komma att samla in uppgifter från externa parter via informationsleverantörer samt via cookies på vår hemsida. Ändamålet med behandlingen är endast för att vi ska kunna kontakta dig såsom näringsidkare eller den juridiska personen som du företräder.
Vid intresseanmälningar samt arbetssökande
En intresseanmälan eller arbetsansökan som skickats in till oss kommer att behandlas av ansvarig person, med ändamålet att rekrytera personal. Vid en matchning till en ledig tjänst kommer vi att höra av oss till dig och uppgifter kan komma att behandlas om dig tills dess att rekryterings-processen är avslutad.
Varför behandlar vi personuppgifter om dig?
För dig som bolagsföreträdare samt borgensman
Om du är företrädare, borgensman eller kontaktperson för ett bolag som ingått avtal med oss eller om du som enskild näringsidkare ingått avtal med oss kan du läsa mer här om varför vi behandlar personuppgifter om dig. Ändamålet med vår personuppgiftsbehandling är för att kunna administrera det avtal som bolaget och du som företrädare har ingått med oss och/eller det avtal du som enskild näringsidkare ingått med oss.
De personuppgifter Factoringgruppen samlar in behövs för att:
- Inhämta kreditupplysningar.
- Bedöma förmågan om fullgörande av avtal.
- Kontrollera att kontaktuppgifterna till avtalsparter är korrekta.
- Genomföra avtalade åtaganden som att administrera och förvärva fakturor samt kontakta företrädare, borgensman eller kontaktpersoner.
- Administrera fordringsanspråk, betalningar, uppgörelser, avtal och övriga transaktioner.
- Efterleva lagstiftning, domstols eller myndighetsbeslut samt rättsliga förpliktelser. Grunden för personuppgifts-behandlingen är fullgörande av avtal och fullgörande av rättsliga förpliktelser samt berättigade intressen. Factoringgruppens berättigade intressen är att kunna upptäcka och förhindra avtalsbrott samt fastställa, utöva samt försvara rättsliga anspråk.
För dig som mottagare av faktura från Factoringgruppen
Om ett företag som du anlitat och fått en tjänst utförd av eller mottagit en vara från, har överlåtit sin faktura till Factoringgruppen, ska fakturan betalas till oss då vi övertagit rätten till betalning. Det är vanligt att företag överlåter sina fakturor och vid ett samarbete med oss säkerställer vi att alla de regler som gäller efterlevs vid fakturaöverlåtelser. Vid fakturaöverlåtelser är det inte alltid så att den som överlåter sin faktura till oss informerar sin kund om det på förhand. Factoringgruppen utför personuppgiftsbehandling om dig för att kunna administrera fakturan som överlåtits till oss. Personuppgifterna behöver vi för att kunna utföra uppgifter som till exempel:
- Inhämta kreditupplysning.
- Administrera uppgörelser och avtal, fordringsanspråk samt betalningar.
- Göra en bedömning om förmågan att betala fordran.
- Kontrollera att kontaktuppgifter är korrekta.
- Efterleva lagstiftning, domstols eller myndighetsbeslut och rättsliga förpliktelser. Grunden för personuppgifts-behandling i detta fall är fullgörande av avtal och fullgörande av rättsliga förpliktelser samt berättigande intressen. Factoringgruppen berättigade intressen är att kunna upptäcka oegentligheter och förhindra rättsförluster, erhålla betalning samt fastställa, utöva samt försvara rättsliga anspråk.
För dig som mottagare av ett inkassokrav från Factoringgruppen
Ett inkassokrav skickas från oss om en köpt eller bevakad faktura inte betalats enligt de villkor som framgår på fakturan. Factoringgruppen har även kunder som anlitar oss för enbart inkassotjänster. Vi har inkassotillstånd och följer alla de lagar och regler som gäller för kravhantering. Factoringgruppen utför personuppgiftsbehandling för att kunna administrera inkassokravet. Personuppgifterna behöver vi för att kunna utföra uppgifter som till exempel:
- Inhämta kreditupplysning.
- Administrera uppgörelser och avtal, fordringsanspråk samt betalningar.
- Göra en bedömning om förmågan att betala fordran.
- Kontrollera att kontaktuppgifterna till fakturagäldenären är korrekta.
- Efterleva lagstiftning, domstols eller myndighetsbeslut och rättsliga förpliktelser.
- Grunden för personuppgiftsbehandling är fullgörande av avtal och fullgörande av rättsliga förpliktelser samt berättigade intressen. Factoringgruppens berättigade intresse är att kunna upptäcka och förhindra rättsförluster, erhålla betalning och fastställa, utöva samt försvara rättsliga anspråk. Ändamålet med inkasso-ärenden utöver ovan är att bedriva inkassoverksamhet, vilket anses vara en uppgift av allmänt intresse eftersom inkassoverksamhet syftar till indrivning av fordringar som är förfallna och ska betalas. Vi tillämpar den särskilda lagstiftning som gäller på området samt god inkassosed.
För dig som blivit kontaktad av Factoringgruppen via telefon
Behandling av personuppgifter sker för marknadsförings-ändamål, i samband med att vi kontaktar dig för att berätta om våra tjänster. Vi behöver samla in personuppgifter om dig som näringsidkare eller den juridiska personen du företräder för att kunna kontakta dig. Marknadsföringsändamålet grundar sig på en intresseavvägning där Factoringgruppens berättigade intresse är att marknadsföra våra befintliga eller nya tjänster. Om du inte vill att vi ska behandla dina uppgifter kan du alltid kontakta oss och meddela detta. Vid en önskan om att personuppgiftsbehandling i detta avseende ska upphöra kommer vi tillgodose detta och radera uppgifterna för det ändamålet.
Den registrerades rättigheter
Du har rätt till att få tillgång till dina personuppgifter och få bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter som rör dig. Vid personuppgiftsbehandling om dig har du även rätt att få tillgång till vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt information om ändamålen för behandlingen, ett så kallat registerutdrag. Vid begäran om registerutdrag kommer vi att säkerställa din identitet och vi kan endast lämna ut personuppgifter som rör dig. Registerutdraget kan skickas till din folkbokföringsadress. Du kan skicka din begäran om registerutdrag till:
Factoringgruppen AB
Lyckans väg 2B
412 56 Göteborg
Eller till vår e-postadress: dpo@fg.se
Uppgifter som är felaktiga
Om vi har uppgifter om dig som du anser är felaktiga har du rätt att begära att vi rättar dessa. Om vi har uppgifter som du anser är ofullständiga eller behöver kompletteras har du också rätt att begära ändring avseende detta, med bibehållen hänsyn till Factoringgruppens ändamål med behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt till radering av personuppgifter
Factoringgruppen utför aldrig personuppgiftsbehandling under en längre tid än vad som är tillåtet och nödvändigt. Vi är skyldiga att radera dina personuppgifter utan dröjsmål om du begär detta i följande situationer:
- Ändamålet med insamlingen och behandlingen av personuppgifterna inte längre är nödvändiga.
- Om personuppgiftsbehandling har skett på ett olagligt sätt.
- Om behandling av personuppgifter endast är grundat på samtycke och du återkallar detta.
- En invändning sker mot personuppgiftsbehandling som vi grundat på ett berättigat intresse och vi inte har tvingande berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse mot behandlingen.
- Vid en rättslig förpliktelse som vi omfattas av kräver att personuppgifter raderas för att vi ska uppfylla detta.
- Om du invänder mot personuppgiftsbehandling vid direktmarknadsföringsändamål.
Vi vill informera dig om att i de fall vi har en skyldighet att lagra personuppgifter enligt tvingande lagstiftning (rättslig förpliktelse) kan vi komma att neka din begäran om radering. Att spara personuppgifter är en skyldighet vi har som framgår av penningtvätts- och bokföringslagstiftningen. Vi kan även komma att neka din begäran ifall att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Rätt till en begränsning av personuppgiftsbehandling
Vid personuppgiftsbehandling har du rätt till en begränsning av dessa. Vid en begränsning av personuppgiftsbehandling innebär det att utöver vår lagring av dina personuppgifter, får vi endast behandla uppgifterna vid lämnat samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda annans rättigheter. Du har rätt till en begäran om begränsning i följande situationer:
- Behandling av personuppgifter är olaglig och du motsätter dig radering av dessa och i stället begär en begränsning av personuppgiftsbehandlingen.
- När ändamålet med personuppgifterna har upphört men du behöver personuppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
- Vid en invändning om personuppgiftsbehandling som är grundat på ett berättigat intresse (intresseavvägning) kan du begära en begränsning av behandlingen under den tid som behövs för att kontrollera att vårt berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.
- Vid en bestridan om att personuppgifterna om dig inte är korrekta har du rätt att begära en begränsning av personuppgiftsbehandling under den tid som ger oss möjlighet att kontrollera om att uppgifterna är korrekta.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att överföra dina personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig om personuppgifterna behandlas för att fullgöra ett avtal som du ingått med oss eller efter samtycke från dig. Du har rätt att få ut personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat format. Rätten till dataportabilitet gäller när det är tekniskt genomförbart.
Rätt att göra invändningar
Vid en intresseavvägning som rättslig grund har du rätt att göra en invändning mot personuppgiftsbehandling. Vi måste visa tvingande berättigade skäl för personuppgiftsbehandlingen som väger tyngre än dina rättigheter, friheter och intressen för att kunna fortsätta personuppgiftsbehandlingen efter en invändning. Uppfyller inte vi detta krav får vi endast behandla personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara våra rättsliga anspråk. Vid direktmarknadsföring har du alltid rätt till en invändning mot behandling av personuppgifter. Detta innefattar rätten till invändning mot analys av personuppgifter för direktmarknadsföring (profilering).
Lagring och gallring
Personuppgifter lagras aldrig längre än vad som är nödvändigt och/eller behövs för uppfyllnad av våra ändamål med behandlingen. Hur länge personuppgifter sparas hos oss beror på bakgrunden/ändamålet med personuppgifts-behandlingen.
Lagring i kund- eller avtalsförhållande
Under en pågående avtalsrelation med oss behandlas personuppgifter under denna tid och personuppgifts-behandlingen grundar sig på att du eller ett bolag som du företräder ingått avtal med oss. Under avtalstiden kontrolleras att uppgifterna är aktuella och de uppgifter som inte längre är nödvändiga raderas. När avtalsförhållandet avslutas lagras endast de uppgifter som vi är skyldiga att lagra för att kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk (intresse-avvägning) eller för att efterleva rättsliga skyldigheter såsom penningtvätts- och bokföringslagstiftning. Lagrings-skyldigheten för oss enligt bokföringslagen är 7 år och enligt gällande lagstiftning om åtgärder för penningtvätt och finansiering av terrorism är vi skyldiga att lagra en del uppgifter i 5 respektive 10 år.
Lagring i samband med köp av fakturor
Behandling av personuppgifter grundas på att du har ett skuldförhållande mot antingen ett företag som vi företräder som inkassoombud för eller gentemot oss. Vi kontrollerar att uppgifterna är aktuella under tiden skulden kan göras gällande och raderar de uppgifter som inte längre behövs. Ett skuldförhållande kan som regel hävdas 3 år eller 10 år och ibland under längre tid än så om ett preskriptionsavbrott har skett. När en fordran har slutreglerats eller betalats efter till exempel en särskild överenskommelse, lagrar vi endast uppgifter som vi är skyldiga till att lagra för att kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller för att efterleva rättsliga förpliktelser såsom penningtvätts- och bokförings-lagstiftning. Lagringsskyldigheten för oss enligt bokförings-lagen är 7 år och enligt gällande lagstiftning om åtgärder för penningtvätt och finansiering av terrorism är vi skyldiga att lagra en del uppgifter i 5 respektive 10 år.
Personuppgifter som behandlas och lagras vid marknadsföring
Personuppgiftsbehandling kan förekomma för marknads-föringssyfte och raderas efter 1 år i det fall den potentiella kunden kontaktats och inte visat något intresse för våra tjänster eller begär att uppgifter ska raderas. I de fall en potentiell kund visat intresse och det lett till ett kundbesök samt tackat ja till vidare information från oss eller marknadsföring, behandlas personuppgifter till dess att intresset av våra tjänster upphört eller om kunden begär att uppgifterna raderas.
Lagring i samband med intresseanmälningar och arbetsansökningar
I de fall en arbetsansökan inte matchar någon ledig tjänst hos oss kommer du som skickat in intresseanmälan /arbetsansökan att meddelas om detta och personuppgifter kommer att raderas efter 1 år.
Personuppgiftsbiträden
För att kunna erbjuda våra tjänster och fullgöra avtal anlitar vi utomstående företag för tjänster som är nödvändiga och kan därmed komma att lämna ut dina uppgifter till dessa. Detta kan förekomma vid tjänster som vi använder för exempelvis IT-lösningar, bank- och betallösningar och elektronisk identifiering samt signering. Vi säkerställer att våra leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden, endast behandlar personuppgifter enligt våra instruktioner. Personuppgifter som behandlas av personuppgiftsbiträden ska behandlas säkert och enligt gällande regelverk och för att uppnå detta vidtar vi åtgärder. Factoringgruppen kan även komma att lämna ut dina uppgifter till myndigheter för att efterleva tvingande lagstiftning.
Uppdateringar och information
På vår hemsida finns denna integritetspolicy som hålls uppdaterad efter rådande regelverk. Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy vid behov och vid större uppdateringar som har betydelse för personuppgifts-behandlingen.
Säkerhetsåtgärder
IT-system som används hos oss för behandling och lagring har genomgått kontroller för att säkerställa att kraven efterlevs för en säker lagringsplats. För att förhindra otillbörlig åtkomst och förstörelse har tekniska åtgärder vidtagits för att skydda lagrade personuppgifter. Lagring av personuppgifter sker på servrar inom EU.
Klagomål
Om du anser att vi brustit i vår hantering kan du i första hand vända dig till vårt Dataskyddsombud:
Per Sernhage, 031-788 25 28 eller dpo@fg.se
Du kan även vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna klagomål:
www.integritetsskyddsmyndigheten.se
